【業務改善】マニュアル作りは「未完成」で始めよう

業務効率化や属人化の解消を目的に、「マニュアル作り」が注目されることが増えてきました。
しかし、いざ作成しようとすると、「完璧に書かなくては」「どうまとめたらよいか分からない」と手が止まってしまう方も多いのではないでしょうか？

そんな時、弊所が推奨しているのが、“まずは未完成でいいから作る”という考え方です。

スタートは「リストアップ」から

マニュアル作りの第一歩は、とにかくリストアップすることです。
例えば「郵送の手順」「会議準備」「領収書の処理」など、業務で繰り返し発生している作業を、ざっと箇条書きにしていきます。

この段階では、細かい内容や正しい手順がまとまっていなくても構いません。
重要なのは、「どんなマニュアルが必要か」を見える化することです。

次に、各項目に対してマニュアルの“中身”を記載していきますが、
このとき、詳しい手順が分からなければ「●●に聞く」とだけ書いてください。

一見、情報がないように見えますが、これでマニュアルは一旦完成です。

なぜなら、“誰に確認すればいいか”が分かっているだけでも、大きな進歩だからです。
その情報すらなければ、属人化は解消されず、結局業務が回らなくなるからです。

次回、実際にその作業を行うタイミングで、「●●に聞く」内容を記録し、
マニュアルに反映していきます。
このように、実行と記録を繰り返すことで、マニュアルはブラッシュアップされていきます。

つまり、マニュアル作りには終わりがありません。
完成を目指すより、「進化し続ける仕組み」として捉えることが大切です。

完璧を目指すと、マニュアルはいつまで経っても作られません。
最初から完璧を求めず、「まずは未完成でもよい」と割り切って進めましょう。

実際に運用してみて、見直し、追加、修正をしていけば、
マニュアルは自然と現場で使えるものへと進化していきます。

あなたの組織のノウハウは、誰かの頭の中だけにありませんか？
「●●さんがいないと分からない…」という属人化を防ぐためにも、
今日から“未完成のマニュアル”を始めてみませんか？

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